Modèle de lettre : remboursement des frais professionnels (gratuit, 2026)

Cette lettre permet de demander formellement à votre employeur le remboursement des frais professionnels que vous avez avancés. Elle crée une trace écrite de votre réclamation et fixe un délai de réponse, indispensable en cas de litige ultérieur.

Quand utiliser cette lettre

• Vous avez payé des frais de transport, d'hébergement ou de matériel nécessaires à votre travail
• L'employeur refuse ou tarde à vous rembourser après demande orale
• Vous avez conservé les justificatifs (factures, reçus, tickets) des dépenses
• Vous souhaitez documenter votre réclamation avant une action plus formelle

Modèle de lettre

[Votre Prénom Nom]
[Votre adresse complète]
[Code postal et ville]

[Ville], le [date]

Par lettre recommandée avec accusé de réception

[Nom et titre du destinataire - RH ou responsable]
[Nom de l'entreprise]
[Adresse de l'entreprise]

Objet : Demande de remboursement de frais professionnels engagés

Madame, Monsieur,

Je vous demande le remboursement des frais professionnels que j'ai personnellement avancés dans le cadre de mon activité au sein de votre entreprise.

Détail des frais engagés :
- [Nature du frais 1 : ex. transport domicile/site client] : [montant] € (le [date])
- [Nature du frais 2 : ex. matériel de travail] : [montant] € (le [date])
- [Nature du frais 3] : [montant] € (le [date])

Montant total : [montant total] €

Je vous joins copie des justificatifs originaux attestant ces dépenses (factures, reçus, tickets).

Conformément aux obligations prévues par le Code du travail, l'employeur doit rembourser les frais engagés par le salarié pour l'exécution de son travail. Ces frais n'ont aucun caractère personnel et ont été engagés à votre demande/dans le cadre de mes fonctions.

Je vous demande de régulariser cette situation en effectuant le remboursement dans un délai de [vérifiez votre convention collective ou accord d'entreprise, à défaut 30 jours]. À défaut de réponse ou de remboursement, je serais contrainte de recourir à d'autres voies de recours.

Merci de confirmer réception de cette demande et de m'indiquer les délais de traitement.

Cordialement,

[Votre signature]
[Votre Prénom Nom]
[Votre numéro de matricule ou contrat, si applicable]

Conseils pratiques

• Envoyez TOUJOURS cette lettre en recommandé avec accusé de réception : cela prouve la date de reception et constitue une preuve en cas de litige
• Joignez copie (non originals) de TOUS les justificatifs datés (factures, reçus, tickets, notes de frais). Conservez les originaux personnellement
• Le délai de remboursement peut varier selon votre convention collective ou accord d'entreprise : consultez-le avant d'envoyer, ou demandez à votre RH
• Si des frais sont remboursés partiellement ou contestés par l'employeur, demandez une explication écrite pour comprendre son refus

Questions fréquentes

Quels frais puis-je demander à rembourser ?

Les frais directement liés à votre travail : déplacements professionnels, matériel fourni à titre personnel, repas si mission loin du siège, hébergement temporaire, outils ou équipements. En revanche, les frais personnels (garde d'enfant, essence du trajet domicile-travail régulier) ne sont pas redevables.

Dois-je toujours envoyer la lettre en recommandé ?

Non obligatoirement, mais c'est vivement recommandé. Un email professionnel avec demande de confirmation de lecture ou un courrier ordinaire conservé en copie peuvent suffire, mais le recommandé offre une preuve incontestable de la date et de la reception.

Quel délai l'employeur a-t-il pour rembourser ?

Le Code du travail ne fixe pas de délai général. Votre convention collective, accord d'entreprise ou contrat peut en prévoir un (souvent 30 jours). En l'absence de disposition, le délai doit être raisonnable. Vérifiez votre documentation interne avant d'envoyer.

L'employeur refuse de rembourser. Que faire ?

Relancez par écrit en mentionnant votre demande précédente. Si le refus persiste, vous pouvez saisir le conseil de prud'hommes pour contester cette décision. Conservez tous les échanges écrits et les justificatifs.

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