Modèle de lettre : demande de copie du dossier personnel (gratuit, 2026)

Cette lettre vous permet de demander officiellement à votre employeur une copie de votre dossier personnel. C'est un droit reconnu : vous pouvez accéder à tous les documents vous concernant conservés par l'entreprise, qu'ils soient relatifs à votre embauche, votre carrière, vos évaluations ou votre rupture de contrat.

Quand utiliser cette lettre

• Vous souhaitez connaître les éléments de votre dossier avant une rupture de contrat
• Vous contester une décision de l'employeur (refus de promotion, licenciement) et avez besoin des justifications
• Vous préparez un litige avec votre employeur
• Vous changez d'emploi et voulez garder une trace de vos documents professionnels

Modèle de lettre

[Prénom Nom]
[Adresse complète]
[Code postal Ville]

[Nom de l'entreprise / Employeur]
Attention : [Nom du responsable RH ou du gérant]
[Adresse de l'entreprise]
[Code postal Ville]

À [Ville], le [Date]

Objet : Demande de copie de mon dossier personnel

Madame, Monsieur,

Par la présente, je vous demande de me transmettre, dans les meilleurs délais, une copie complète de mon dossier personnel conservé au sein de votre entreprise.

Je souhaite obtenir tous les documents me concernant, notamment :
- Lettre d'embauche et contrat de travail ;
- Fiches de paie ;
- Évaluations et appréciations professionnelles ;
- Lettres de mutation, augmentation ou sanction ;
- Tout document figurant à mon dossier depuis mon embauche.

Cette demande s'effectue conformément à mes droits en tant que salarié de l'entreprise.

Je vous demande de me communiquer ces documents sous forme de copies certifiées conformes ou de simples photocopies, à mon adresse indiquée ci-dessus.

Réglementairement, cette demande doit être satisfaite sans délai injustifié. Je vous remercie de votre diligence.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.

[Prénom Nom]
[Signature]

Conseils pratiques

• Envoyez cette lettre en recommandé avec accusé de réception (LRAR) pour disposer d'une preuve d'envoi et de la date. Conservez la preuve de dépôt.
• L'employeur doit répondre sans délai injustifié. En pratique, un délai de 2 à 4 semaines est généralement respecté. Si vous attendez plus longtemps, relancez par écrit.
• Vous pouvez également adresser votre demande au responsable des ressources humaines ou, à défaut, au gérant. Visez la personne responsable de la gestion du personnel.
• Si l'employeur refuse ou reste silencieux, vous pouvez saisir le conseil de prud'hommes pour faire valoir vos droits. Conservez tous les échanges.

Questions fréquentes

Quels documents l'employeur doit-il obligatoirement inclure dans mon dossier ?

Le dossier doit contenir tous les documents relatifs à votre emploi, votre parcours professionnel et vos conditions de travail. Cela comprend le contrat, les bulletins de paie, les avis d'augmentation, les évaluations, ainsi que tout document justifiant une décision (licenciement, mise à pied, etc.). La liste précise dépend de votre situation.

Puis-je demander les documents concernant d'autres salariés ?

Non. Vous n'avez accès qu'à votre propre dossier. Les documents concernant d'autres personnes relèvent du secret professionnel et du respect de leur vie privée.

L'employeur peut-il me facturer la copie de mon dossier ?

Non. L'accès à votre dossier personnel est un droit gratuit. L'employeur ne peut pas vous facturer les frais de copie ou de transmission.

Que faire si l'employeur refuse de me remettre mon dossier ?

Un refus est illégal. Après une demande formelle, si l'employeur persiste, vous pouvez saisir le conseil de prud'hommes pour demander la communication de vos documents et obtenir réparation du préjudice. Conservez toute correspondance écrite.

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