Gérer les données personnelles des salariés (RGPD) — guide employeur 2026

Le RGPD impose à tout employeur, même sans service RH, de protéger les données personnelles des salariés (identité, salaire, données de santé, etc.). Vous devez documenter vos traitements, informer vos salariés et respecter leurs droits. C'est une obligation légale depuis 2018 : négliger cela expose votre TPE/PME à des contrôles de la CNIL et à des pénalités.

Quand utiliser cette lettre

• À l'embauche : collecte de données personnelles (adresse, numéro de sécurité sociale, données bancaires, données de santé)
• En cours de contrat : utilisation de données pour la paie, les dossiers disciplinaires, la caméra de surveillance, les tests d'alcoolémie
• Au départ du salarié : conservation ou destruction des dossiers
• À titre récurrent : gestion de la caméra de surveillance, des appels téléphoniques, des données de géolocalisation

Modèle de lettre

[RAISON SOCIALE]
[ADRESSE COMPLÈTE]

[VILLE], le [DATE]

OBJET : Information sur la protection de vos données personnelles (RGPD)

Madame, Monsieur [NOM DU SALARIÉ],

Dans le cadre de votre contrat de travail, notre entreprise collecte et traite certaines de vos données personnelles. Nous vous informons ci-dessous de vos droits et de nos obligations.

**1. Données collectées**
Nous collectons : identité, adresse, numéro de sécurité sociale, données bancaires (pour la paie), données de santé (arrêts maladie, visite médicale), données de présence (badgeage, caméras dans les zones communes).

**2. Base légale**
Ces traitements reposent sur : l'exécution de votre contrat de travail, le respect d'obligations légales (droit fiscal, droit du travail), la protection de nos locaux et du matériel.

**3. Durée de conservation**
- Dossier du salarié (personnel, paie, discipline) : 5 ans après la fin du contrat
- Données de caméra : selon la convention collective, minimum 30 jours
- Données bancaires : durée du contrat + 5 ans (légalement exigible)

**4. Vos droits**
Vous avez le droit de :
- Demander l'accès à l'ensemble de vos données : adressez une demande écrite à [ADRESSE RESPONSABLE RH ou DIRECTION]
- Demander la rectification de vos données si elles sont inexactes
- Demander la suppression de vos données (sauf obligation légale de conservation)
- Exercer votre droit à la portabilité (obtenir vos données dans un format standard)

Délai de réponse : 30 jours à compter de votre demande.

**5. Responsable des données**
[NOM/TITRE], responsable en matière de protection des données, reste disponible pour vos questions : [EMAIL ou TÉLÉPHONE].

Vous avez également le droit de former une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) à www.cnil.fr.

Cordialement,

[SIGNATURE]
[NOM ET TITRE DU DIRIGEANT ou RESPONSABLE]

Conseils pratiques

• Utilisez le modèle de registre gratuit de la CNIL (sur www.cnil.fr, onglet « Professionnels ») : c'est votre preuve que vous respectez le RGPD en cas de contrôle
• Conservez tous les accusés de réception (emails, signatures de transmission de la politique de confidentialité) : ce sont vos preuves d'information du salarié
• Mettez par écrit vos décisions de durée de conservation (paie, dossier du salarié, caméras) : argumentez-les sur la base légale ou contractuelle (vérifiez votre convention collective pour les durées spécifiques)
• Si vous avez une caméra de surveillance, affichez un panneau visible avertissant de la présence de caméras : obligation légale d'information
• En cas de demande d'accès d'un salarié : répondez dans le délai légal de 30 jours par écrit ; si refus partiel, justifiez (secret médical, secret professionnel, données d'un tiers)

Questions fréquentes

Je suis seul dans ma TPE, sans service RH. Comment gérer les données de mes salariés simplement ?

Faites un classeur physique ou un dossier informatique sécurisé (mot de passe) par salarié. Écrivez une note simple expliquant les données collectées, pourquoi, combien de temps on les garde. Remettez-la à chaque nouveau salarié. Chaque année, détruisez les données obsolètes. C'est suffisant pour une très petite structure.

Puis-je garder indéfiniment le dossier du salarié après son départ ?

Non. Le Code du travail exige de conserver certains documents pour une durée limitée : vérifiez votre convention collective. Généralement, 5 ans après le départ suffit pour les données de paie et les pièces administratives. Au-delà, vous devez les détruire (physiquement ou numériquement certifiée).

Un salarié me demande l'accès à toutes ses données. Dois-je les lui donner ?

Oui, sauf exceptions légales : secret médical (données médicales consultables auprès d'un médecin), secret professionnel, données d'un tiers qui n'a pas consenti. Sinon, remettez tout par écrit (copies ou dossier complet) dans les 30 jours. Gardez une preuve de transmission (signature ou email).

Je dois installer une caméra dans l'atelier. Quelles sont les règles ?

Afficher un panneau visible avertissant de la présence de caméras. Ne filmer que les zones de travail, pas les toilettes ou vestiaires. Définir une durée de conservation limitée (minimum 30 jours selon la convention collective, vérifiez). Informer les salariés des objectifs (sécurité, surveillance du matériel). Documenter cette décision par écrit.

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