Tenir le registre unique du personnel — guide employeur 2026

Le registre unique du personnel est un document obligatoire qui recense tous vos salariés, leurs dates d'embauche, de départ et modifications de contrat. C'est votre preuve légale d'emploi et un outil de contrôle interne : l'inspection du travail le demande en premier lieu lors d'un contrôle.

Quand utiliser cette lettre

• À chaque embauche d'un salarié
• À chaque modification importante du contrat (changement de poste, reclassement, réduction/augmentation d'horaires)
• À chaque départ d'un salarié
• En cas de contrôle par l'inspection du travail ou organismes sociaux

Modèle de lettre

MODÈLE DE PAGE DE REGISTRE UNIQUE DU PERSONNEL

[Raison sociale de l'entreprise]
Adresse : [Adresse complète]
SIREN/SIRET : [SIRET]
Date de création du registre : [Date]

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| Nom | Prénom | Date de naissance | Date d'embauche | Poste/Fonction | Type de contrat | Modifications (date, nature) | Date et motif de départ |
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| [DUPONT] | [Jean] | [15/03/1985] | [01/06/2022] | [Responsable atelier] | [CDI] | [15/01/2023 : changement à temps partiel] | |
| [MARTIN] | [Sophie] | [22/11/1990] | [01/09/2023] | [Assistante administrative] | [CDI] | | |
| [BERNARD] | [Pierre] | [03/07/1992] | [01/03/2023] | [Ouvrier] | [CDD 6 mois] | | [31/08/2023 : fin CDD] |

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NOTE : Ce registre doit être tenu à jour en permanence et conservé pour contrôle. Certains secteurs (bâtiment, temporaire) peuvent avoir des obligations supplémentaires : vérifiez auprès de votre fédération professionnelle.

Conseils pratiques

• Utilisez un modèle unique pour toute l'entreprise (papier ou logiciel compatible avec l'export papier) afin d'éviter les oublis.
• Mettez à jour le registre chaque mois ou au minimum à chaque changement, ne pas attendre un contrôle. Une mise à jour régulière démontre votre bonne foi.
• Conservez une copie du registre en cas de sinistre (incendie, inondation) : sauvegarde informatique ou photocopie sécurisée.
• Si vous avez un doute sur le motif de départ (démission vs. rupture) ou le type de contrat, consultez votre convention collective ou un conseil avant d'écrire dans le registre.
• Imprimez et signez une version papier du registre au moins une fois par an pour prouver sa tenue régulière et son authenticité.

Questions fréquentes

Faut-il lister aussi les stagiaires ou apprentis ?

Les apprentis doivent figurer dans le registre (contrat de travail). Les stagiaires en placement temporaire non rémunérés n'en relèvent pas, sauf si la convention collective l'exige. Vérifiez votre secteur.

Quel format choisir : papier ou informatique ?

Les deux sont légaux. L'informatique est plus pratique (recherche, archivage), mais doit être imprimable à tout moment. Le papier reste lisible par l'inspection sans équipement. Si informatique, assurez-vous d'une sauvegarde fiable.

Dois-je mentionner les absences (maladie, congés) dans le registre ?

Non obligatoire dans le registre unique. Les absences relèvent de la paie et du dossier individuel du salarié. Cependant, les absences très longues (maternité, suspension contrat) peuvent être consignées pour clarté.

Et si j'ai oublié de remplir le registre pour un salarié embauché il y a 6 mois ?

Remplissez-le immédiatement avec la vraie date d'embauche et datez votre insertion de la date du jour. Une insertion tardive est meilleure que l'absence. Notez un commentaire si nécessaire : « inscrit le [date] pour mémoire ».

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