Mener une procédure disciplinaire pas à pas — guide employeur 2026
La procédure disciplinaire est l'ensemble des étapes légales à respecter avant de sanctionner ou de licencier un salarié pour faute. Elle protège le salarié mais aussi l'employeur : mal conduite, elle expose votre TPE/PME à un jugement pour nullité, versement de dommages-intérêts, et réintégration du salarié. Suivre les étapes, respecter les délais et documenter chaque acte sont vos garanties.
Quand utiliser cette lettre
- Manquement grave à la discipline, à l'hygiène ou aux horaires
- Non-respect répété des consignes ou du contrat de travail
- Faute simple ou lourde susceptible de justifier un avertissement, une mise à pied ou un licenciement
- Refus d'exécuter une tâche confiée ou insubordination
Modèle de lettre
[RAISON SOCIALE]
[Adresse complète]
[Ville], le [date]
LETTRE RECOMMANDÉE AVEC AVIS DE RÉCEPTION
À l'attention de [Nom du salarié]
[Adresse du salarié]
Objet : Convocation à entretien préalable
Madame, Monsieur,
Nous vous convoquons à un entretien qui se tiendra le [date] à [heure] au [lieu].
Cet entretien a pour objet de vous rencontrer concernant [décrire brièvement et factuellement : ex. « les absences non justifiées du 5 et 6 novembre 2024 » ou « le non-respect de la consigne de sécurité du 10 novembre 2024 »].
Vous avez le droit de vous faire accompagner par une personne de votre choix (collègue, représentant syndical ou conseil).
Veuillez confirmer votre présence ou demander un report dans un délai de 48 heures.
Cordialement,
[Signature du dirigeant]
[Titre]
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[DEUXIÈME DOCUMENT : NOTIFICATION DE SANCTION]
[RAISON SOCIALE]
[Adresse complète]
[Ville], le [date]
LETTRE RECOMMANDÉE AVEC AVIS DE RÉCEPTION
À l'attention de [Nom du salarié]
[Adresse du salarié]
Objet : Notification de sanction disciplinaire
Madame, Monsieur,
Suite à l'entretien préalable du [date], et après examen attentif de votre situation, nous vous notifions la sanction disciplinaire suivante :
**[Choisir : Avertissement / Mise à pied / Licenciement]**
**Motifs :** [Décrire les faits précis reprochés, ex. « Absence non justifiée les 5 et 6 novembre 2024, en violation de votre obligation d'assiduité définie à l'article X de votre contrat de travail »].
**Date d'effet :** [date]
[Si mise à pied : « Vous êtes mis à pied à partir du [date] pour une durée de [nombre de jours] jours »]
[Si licenciement : « Votre contrat de travail est résilié pour cause réelle et sérieuse. Vous percerez [solde de tout compte, indemnités de préavis ou rupture selon votre cas]. Une attestation Pôle emploi sera établie. »]
Vous disposez de tous vos droits de recours, notamment auprès du conseil de prud'hommes.
Cordialement,
[Signature du dirigeant]
[Titre]
Conseils pratiques
- Toujours envoyer les convocations et notifications par LRAR (ou remise en main propre contre signature). L'envoi simple par courrier ou SMS ne suffit pas. Conservez les récépissés de la poste.
- Documentez tout par écrit : notes de réunion, résumé de l'entretien, preuves des faits (rapports, déclarations de tiers). Un dossier solide sera votre meilleure défense en cas de litige.
- Consultez votre convention collective avant de sanctionner : elle peut imposer des délais plus longs, une gradation des peines, ou des procédures spécifiques. En cas de doute, contactez un conseil en droit du travail ou votre syndicat patronal.
- Ne cumulez pas les étapes trop vite. Respectez les délais minimaux entre la convocation et l'entretien (5 jours) et entre l'entretien et la décision (2 jours minimum). La hâte crée des vices de procédure.
- En cas de faute lourde (vol, violences), la procédure reste obligatoire, même si le licenciement est envisagé. Ne pas la suivre ouvre droit à indemnités.
Questions fréquentes
Peut-on licencier directement sans entretien préalable ?
Non, sauf en cas de rupture du contrat acceptée par les deux parties (rupture conventionnelle) ou de résiliation pour un motif très grave pendant l'essai. La procédure disciplinaire et l'entretien préalable sont obligatoires pour tout licenciement pour cause. Les contourner expose à condamnation pour licenciement nul.
Quel délai entre la convocation et l'entretien ?
Minimum 5 jours (délai de rigueur prévu par le Code du travail). Vous pouvez aussi proposer une date plus proche si le salarié l'accepte par écrit. Évitez le week-end ou jour férié. Votre convention collective peut imposer un délai plus long : vérifiez.
Le salarié refuse de venir à l'entretien. Que faire ?
Si absence sans motif légitime malgré convocation régulière, notifiez quand même la sanction décidée par LRAR. Documentez l'absence et réservez-vous le droit de poursuivre. Il pourra contester en justice, mais vous avez respecté la forme. Consultez un conseil avant pour valider cette approche selon votre cas.
Y a-t-il un montant minimum ou maximum de mise à pied ?
Aucun montant légal fixe. La durée (jours) et l'imputation sur le salaire dépendent de votre convention collective. Vérifiez impérativement : certaines conventions encadrent strictement la mise à pied. En cas de doute, préférez l'avertissement ou consultez.
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