Convoquer un salarié à un entretien préalable — guide employeur 2026

L'entretien préalable est l'étape obligatoire qui précède tout licenciement, démission acceptée ou rupture conventionnelle. C'est votre protection juridique : elle impose un dialogue avant toute décision, et son respect conditionne la validité de la rupture. Mal faite, elle expose à des condamnations.

Quand utiliser cette lettre

• Avant un licenciement pour motif personnel (faute, insuffisance professionnelle, inaptitude)
• Avant un licenciement pour motif économique
• Avant tout licenciement sans cause réelle et sérieuse
• Avant une rupture conventionnelle (formalité allégée, mais exigée)

Modèle de lettre

[Raison sociale]
[Adresse]

[Ville], [Date]

PAR LETTRE RECOMMANDÉE AVEC ACCUSÉ DE RÉCEPTION

À l'attention de [Nom et prénom du salarié]
[Adresse du domicile ou lieu de travail]

Objet : Convocation à entretien préalable

Madame, Monsieur,

Par la présente, je vous convoque à un entretien préalable qui aura lieu :

— Date : [jour et date]
— Heure : [heure]
— Lieu : [précisez : siège social, agence, bureau du dirigeant]

Cet entretien concerne [la situation professionnelle / votre contrat de travail / des faits relatifs à votre activité]. Vous devez être présent à cette date.

Vous avez la possibilité de vous faire assister par une personne de votre choix, un représentant du personnel ou un conseil.

En cas d'impossibilité, veuillez prendre contact immédiatement avec [nom et coordonnées du responsable].

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes sincères salutations.

[Signature du dirigeant]
[Nom et fonction]

Conseils pratiques

• Utilisez toujours la LRAR pour la convocation et la rupture : elle crée une trace incontestable de la date de réception, pivot des délais. Conservez tous les accusés de réception.
• Rédigez un compte rendu écrit d'entretien le jour même, daté et signé : c'est votre meilleure preuve que l'entretien a eu lieu et que vous avez écouté. Faites-le signer par le salarié ou un témoin.
• Ne décidez pas avant la fin de l'entretien : ne dites jamais « c'est décidé, tu es licencié ». Dites « je dois réfléchir à la suite suite à tes explications ».
• Respectez intégralement les délais de votre convention collective : ils peuvent être plus favorables au salarié que le droit commun. Une violation vous expose.
• Documentez tous les faits reprochés avant la convocation : dates, mails, témoignages, absences, manquements à l'objectif. Vague = rejet du motif.

Questions fréquentes

Quel délai exact entre la convocation et l'entretien ?

Le Code du travail fixe un délai minimal (vérifiez sa valeur précise dans sa version à jour et dans votre convention collective, qui peut l'allonger). Comptez à partir de la réception de la LRAR, pas de son envoi. Ne descendez jamais en dessous du minimum légal.

Peut-on faire l'entretien par téléphone ou visioconférence ?

Non, l'entretien doit être en présentiel selon la pratique jurisprudentielle constante, sauf accord écrit du salarié. Un appel téléphonique ne suffit pas, même enregistré. Privilégiez le face-à-face.

Que faire si le salarié ne vient pas à l'entretien convoqué ?

Si le salarié ne se présente pas sans justification, vous pouvez maintenir la rupture : l'entretien est réputé avoir eu lieu. Rédigez un compte rendu mentionnant son absence. Conseillez-lui de s'expliquer par écrit sous 48h. Conservez tout.

L'entretien préalable est-il requis pour une rupture conventionnelle ?

Oui, mais sous forme allégée : un entretien ou discussion est recommandé pour clarifier les conditions (indemnités, délais de préavis, etc.). Il est moins formaliste que celui précédant un licenciement, mais son absence peut fragiliser l'accord.

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