Gérer la démission d'un salarié (préavis, dispense) — guide employeur 2026

Lorsqu'un salarié démissionne, vous devez respecter un cadre légal strict : enregistrer sa démission, lui permettre d'accomplir son préavis (ou le dispenser), et établir les documents de fin de contrat. Une mauvaise gestion expose à des réclamations (salaires, indemnités, requalification du départ). Cette fiche vous guide pas à pas.

Quand utiliser cette lettre

• Un salarié remet sa démission (verbale, email ou écrite)
• Vous souhaitez dispenser le salarié de préavis (accord ou unilateral)
• Vous devez rédiger les documents de départ (certificat de travail, attestation Pôle emploi)
• Vous gérez le solde de tout compte et les congés payés restants

Modèle de lettre

[VILLE], le [DATE]

Acknowledgment et formalisation de la démission

[NOM DU SALARIÉ]
[ADRESSE SALARIÉ]

Objet : Confirmation de votre démission – Date d'effet et préavis

Madame, Monsieur,

Par la présente, nous vous confirmons la réception de votre lettre/annonce de démission datée du [DATE DÉMISSION].

Vous nous informez de votre intention de cesser votre contrat de travail en qualité de [FONCTION] au sein de notre entreprise, [RAISON SOCIALE].

Conformément à votre convention collective [INDIQUER LA CC], le délai de préavis applicable est de [NOMBRE] semaines/mois. En conséquence :

- Date de la démission : [DATE DÉMISSION]
- Dernier jour de préavis : [DATE FIN PRÉAVIS] (sauf accord ultérieur)
- Date effective de fin de contrat : [DATE]

[LE CAS ÉCHÉANT : Nous acceptons votre demande de dispense de préavis / Nous vous proposons une dispense de préavis moyennant accord mutuel. Merci de confirmer par retour.]

Pendant votre préavis, vous continuerez à exercer vos fonctions dans les conditions habituelles et à percevoir votre salaire régulièrement. Les conditions de travail et vos obligations demeurent inchangées.

Nous vous rappelons que vous bénéficiez des droits légaux de recherche d'emploi, conformément à la législation en vigueur.

Les documents de fin de contrat (certificat de travail, attestation Pôle emploi, solde de tout compte) vous seront remis à votre départ.

Nous vous remercions de votre collaboration.

Cordialement,

[NOM ET FONCTION DIRIGEANT]
[RAISON SOCIALE]
[ADRESSE ENTREPRISE]
[TÉLÉPHONE]
[EMAIL]

Conseils pratiques

• Toujours demander une confirmation écrite de la démission, même si elle a été annoncée verbalement. Conservez email, SMS ou lettre comme preuve.
• Envoyez votre accusé de réception et votre formalisation du préavis en LRAR (lettre recommandée avec accusé de réception) pour vous protéger en cas de contestation ultérieure.
• Consultez votre convention collective dès réception de la démission : elle peut imposer des délais plus longs ou des formalités spécifiques.
• Si vous accordez une dispense de préavis, obtenez l'accord écrit du salarié et documentez-le. Cela évite un litige sur la date réelle de fin.
• Calculez le solde de tout compte avec soin (dernier salaire, congés payés non pris, indemnités) : erreur = contentieux. Demandez l'aide de votre comptable ou cabinet de paie.

Questions fréquentes

Le salarié me dit oralement qu'il démissionne. Dois-je lui demander de confirmer par écrit ?

Oui, absolument. Demandez une confirmation écrite (email suffit). C'est votre protection en cas de contestation ultérieure. Une démission orale est difficile à prouver.

Puis-je refuser la démission ou imposer un préavis plus long que la loi ?

Non. La démission est unilatérale : le salarié peut partir. Vous ne pouvez imposer qu'un préavis conforme à la loi et votre convention collective, pas davantage. Un accord écrit peut raccourcir le délai, mais non l'allonger au-delà de la CC.

Peut-on dispenser le salarié de préavis pendant sa démission ?

Oui, si vous êtes d'accord. C'est un accord mutuel : vous proposez la dispense par écrit, le salarié accepte. Si c'est lui qui la demande, acceptez-la par écrit. Obligatoire : prouver cet accord en cas de litige.

Le salarié ne vient plus travailler pendant le préavis. Que faire ?

Documentez les absences. Vous pouvez appliquer une retenue de salaire pour les jours non travaillés (sauf si cela relève de son droit de recherche d'emploi). Consultez votre convention collective et un avocat si les absences s'accumulent.

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