Gérer les congés payés (acquisition, ordre des départs, refus) — guide employeur 2026

Les congés payés sont un droit acquis par chaque salarié au fil de l'année. Vous devez maîtriser l'acquisition (comment et quand s'accumulent les jours), l'ordre des départs (qui décide, quels délais) et les motifs de refus (très limités). Mal gérer expose à des contentieux coûteux et à des rappels de salaire.

Quand utiliser cette lettre

• Chaque année, pour calculer le solde de congés acquis par salarié
• Avant de valider une demande de congés d'un salarié
• Quand vous devez refuser un départ en congés
• À la rupture du contrat, pour payer les jours non consommés

Modèle de lettre

[Lieu], [Date]

à l'attention de [Nom du salarié]
[Adresse]

Objet : Approbation des congés payés du [Date début] au [Date fin]

Madame, Monsieur,

Par votre demande du [date de la demande], vous avez sollicité l'octroi de congés payés du [date de début de congés] au [date de fin de congés], soit [nombre] jours.

Nous vous confirmons l'approbation de cette période de congés. Vous disposerez durant cette période d'une indemnité de congés payés conforme à votre salaire habituel et aux dispositions de la convention collective applicable.

Vous êtes prié de vous assurer que vos dossiers et vos responsabilités seront couverts pendant votre absence. Toute question doit être adressée à [nom contact RH/direction] avant votre départ.

Bon congés.

Cordialement,
[Signature dirigeant]

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EN CAS DE REFUS :

[Lieu], [Date]

à l'attention de [Nom du salarié]
[Adresse]

Objet : Refus de congés payés du [Date début] au [Date fin] – Motif et réorientation

Madame, Monsieur,

Par votre demande du [date], vous avez sollicité l'octroi de congés payés du [date début] au [date fin].

Nous ne pouvons accorder cette période pour les motifs suivants : [détailler : absence de couverture du poste, besoins impératifs du service, fermeture programmée de l'établissement, surcharge temporaire, etc.].

Nous vous proposons, en accord avec l'ordre des départs applicable, les périodes suivantes : [proposer 2-3 alternatives].

Cette décision est prise dans le cadre de nos prérogatives en tant qu'employeur et dans l'intérêt du service. Nous restons à votre écoute pour convenir d'une date acceptable. Rapprochez-vous de [contact] dès réception de ce courrier.

Cordialement,
[Signature dirigeant]

Conseils pratiques

• Utilisez un outil informatisé (logiciel paie, tableur partagé) pour suivre les congés en temps réel. Cela limite les erreurs et facilite la preuve.
• Communiquez le relevé de congés à chaque salarié au moins une fois par an (légalement obligatoire). Gardez la preuve de réception (mail lu, signature sur document, etc.).
• Fixez un « ordre des départs » écrit par an (affichage, mémo direction) : il définit les périodes de fermeture, les groupes de salariés, les impératifs métier. Cela justifie vos refus.
• Respectez les 2 semaines consécutives en juillet-août si le salarié les demande : c'est un droit quasi-absolu.
• En cas de désaccord ou refus, envoyez TOUJOURS par écrit (LRAR ou email reconnaissable) avec motif précis. Ne refusez jamais oralement.

Questions fréquentes

Combien de jours de congés un salarié acquiert-il par an ?

La loi fixe un minimum (consulter le Code du travail, article L. 3141-3). Votre convention collective peut être plus généreuse. Vérifiez ce qui s'applique à votre secteur et à chaque catégorie de salarié (les durées peuvent varier selon l'ancienneté, le statut, le secteur).

Puis-je imposer l'ordre et les dates des congés ?

Oui, partiellement. Vous pouvez organiser l'ordre des départs pour les besoins du service. Mais vous devez respecter le droit du salarié à au moins 2 semaines consécutives en juillet-août s'il les demande. Consultez votre convention collective pour les délais de prévenance exigés.

Puis-je refuser des congés ?

Oui, pour des motifs légitimes : absence de remplacement, surcharge temporaire, fermeture d'établissement, besoins impératifs du service documentés. Non pour raison discriminatoire (genre, âge, etc.) ou sans justification. Le refus doit être écrit et motivé. Prudence : l'abus de droit expose à indemnisation.

Que se passe-t-il si un salarié part sans me prévenir ?

Cela relève de l'absence non autorisée, pas des congés. Traitez-le comme tel : mise en demeure écrite, possible sanction disciplinaire. Les congés ne s'acquièrent que s'ils sont convenus entre vous et le salarié.

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