Embaucher son premier salarié (démarches et obligations) — guide employeur 2026

Embaucher votre premier salarié crée des obligations légales et contractuelles immédiates. Mal exécutées, elles exposent l'employeur à des contentieux et pénalités. Cette fiche vous guide dans l'ordre des démarches, des documents à préparer et des délais à respecter.

Quand utiliser cette lettre

• Vous créez votre première relation de travail (CDI, CDD ou contrat de travail temporaire)
• Vous passez du statut de travailleur indépendant à celui d'employeur
• Vous remplacez un premier salarié parti
• Vous structurez votre activité et avez besoin d'aide

Modèle de lettre

[RAISON SOCIALE]
[Adresse]
[Téléphone] – [Email]

Ville, le [Date]

Objet : Contrat de travail – [Nom et Prénom du salarié]

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CONTRAT DE TRAVAIL À DURÉE INDÉTERMINÉE

Entre les soussignés :

L'employeur : [Raison Sociale], [Adresse], [SIRET], représenté par [Nom, Prénom du dirigeant],

Le salarié : [Nom, Prénom], né(e) le [Date de naissance], demeurant [Adresse].

Il est convenu ce qui suit :

**Article 1 – Poste et fonctions**
Le salarié est embauché en qualité de : [Intitulé du poste]
Sous la responsabilité hiérarchique de : [Responsable direct]

**Article 2 – Lieu de travail**
Le lieu principal de travail est situé à : [Adresse]

**Article 3 – Date d'embauche**
La date d'embauche est fixée au : [Date]

**Article 4 – Période d'essai**
Une période d'essai d'une durée de [vérifier votre convention collective] est prévue. Elle peut être interrompue à tout moment par l'une ou l'autre partie dans les conditions légales.

**Article 5 – Durée du travail**
La durée hebdomadaire de travail est fixée à : [nombre d'heures] heures, réparties selon les besoins de l'entreprise.

**Article 6 – Rémunération**
Salaire brut mensuel : [montant en euros] euros
Salaire net : [montant après cotisations]
Fréquence de versement : [mensuellement, le [jour]]

**Article 7 – Convention collective applicable**
Le salarié est soumis aux dispositions de la convention collective : [Dénomination]

**Article 8 – Dispositions légales**
Le contrat est régi par le Code du travail et les lois en vigueur.

Fait en deux exemplaires à [Ville], le [Date].

[Signature de l'employeur]

[Signature du salarié]

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Le présent contrat a été remis au salarié en un exemplaire. Un exemplaire reste en dossier à l'employeur.

Conseils pratiques

• Conservez un dossier physique ou numérique complet par salarié : contrat signé, DPAE confirmée, tous les bulletins de paie, avenants. Délai minimum : 3 ans après la dernière paie (prescription courte du Code du travail pour les paies).
• Adressez la DPAE en recommandé avec accusé de réception ou via net-entreprises.fr (preuve électronique) minimum 8 jours avant l'embauche. Gardez la confirmation.
• Avant la signature du contrat, consultez votre expert-comptable ou la Chambre d'Agriculture (si applicable) pour connaître le taux exact de cotisations et les obligations de votre convention collective.
• En cas de doute sur une obligation légale ou conventionnelle, contactez l'inspection du travail (gratuit) ou un conseil en droit du travail. Une régularisation rapide coûte moins cher qu'un redressement.
• Établissez un calendrier mensuel : DPAE dans le mois, paie avant le dernier jour du mois, cotisations avant les dates limites de l'URSSAF (généralement le 15 de chaque mois pour les TPE).

Questions fréquentes

Puis-je embaucher sans contrat écrit ?

Non. L'article L. 1221-1 du Code du travail impose un contrat écrit en deux exemplaires avant ou le jour de l'embauche. L'absence expose à des recours du salarié et de l'administration. Si vous avez oublié : régularisez immédiatement en remettant un contrat écrit daté.

Combien de temps avant l'embauche dois-je déclarer ?

Minimum 8 jours calendaires avant la date d'embauche (prévu par le Code du travail). Présenté après : des pénalités et l'absence de couverture sociale du salarié jusqu'à la date réelle de déclaration. Conseillé : 2 à 3 semaines pour avoir le temps de régulariser en cas de problème.

Quelle est la durée de la période d'essai ?

Cela dépend de votre convention collective et du poste. Le Code du travail fixe un cadre général, mais votre convention collective peut être plus restrictive. Consultez-la ou un expert-comptable avant de fixer cette durée dans le contrat.

Suis-je obligé de proposer une complémentaire santé ?

Si votre convention collective l'impose et vous avez au moins un salarié, oui. Vérifiez votre convention collective ou consultez l'AGEFICE (si secteur du commerce) ou un conseil. Non-respect : amende et obligation rétroactive.

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