La déclaration préalable à l'embauche (DPAE) — guide employeur 2026
La Déclaration Préalable à l'Embauche (DPAE) est l'obligation légale de signaler tout nouvel embauché aux organismes sociaux avant le premier jour de travail. C'est votre première démarche administrative en tant qu'employeur : elle conditionne l'immatriculation du salarié, le versement des cotisations et la couverture sociale. Omise ou tardive, elle expose à des redressements et pénalités.
Quand utiliser cette lettre
- Avant l'embauche d'un salarié en CDI, CDD ou contrat de travail temporaire
- Avant la reprise d'un salarié après un congé sans solde ou une suspension
- Avant chaque nouvel embauché, quel que soit le secteur d'activité ou la taille de l'entreprise
- Même pour un salarié à temps partiel ou un complément d'activité
Modèle de lettre
MODÈLE DE NOTE INTERNE - SUIVI EMBAUCHE ET DPAE
[Nom Entreprise]
[Adresse]
Date : [JJ/MM/AAAA]
Ville : [Ville]
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OBJET : Checklist embauche et DPAE – [Nom du salarié]
À l'attention de : [Responsable RH / Direction]
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CONTRACT INFORMATION :
• Nom et prénom du salarié : [Nom complet]
• Date de naissance : [JJ/MM/AAAA]
• Adresse personnelle : [Adresse complète]
• Numéro de sécurité sociale : [Numéro ou « à obtenir »]
• Fonction : [Intitulé]
• Date et heure de début : [JJ/MM/AAAA à HH:MM]
• Type de contrat : [CDI / CDD du [date] au [date] / Intérim / Autre]
• Convention collective applicable : [Intitulé]
• Rémunération brute prévue : [Montant] € / [période]
DPAE WORKFLOW :
☐ 1. Informations salarié collectées et complètes
☐ 2. DPAE complétée sur portail Urssaf le [date] à [heure]
☐ 3. Récépissé DPAE reçu et imprimé (archivé)
☐ 4. Copie transmise au dossier personnel salarié
☐ 5. Logiciel de paie mis à jour avec immatriculation Urssaf
REMARQUES / POINTS DE VIGILANCE :
[Indiquer si : salarié étranger, contrat spécifique, situation particulière]
Déclaration certifiée conforme le : [Date]
Par : [Signature + nom du responsable]
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Conseils pratiques
- Calendrier d'action : Dès la signature du contrat, effectuez la DPAE dans les 2 jours suivants. Ne attendez pas le dernier moment pour éviter les dysfonctionnements informatiques ou administratifs.
- Vérification des données : Avant validation, relisez chaque champ. Les erreurs sur le numéro de sécurité sociale ou la date de naissance retardent l'immatriculation et causent des problèmes de paye.
- Conservation des preuves : Gardez le récépissé Urssaf, l'accusé de réception électronique, et l'avis d'immatriculation de l'Urssaf dans le dossier du salarié. Cette documentation vous protège en cas de contrôle.
- Utilisation du logiciel de paie agréé : Si vous utilisez un logiciel partenaire Urssaf, la DPAE est souvent générée automatiquement. Vérifiez qu'elle est bien transmise et consultez les logs ou tableaux de bord.
- Salarié étranger : Vérifiez les exigences spécifiques (titre de séjour, autorisation de travail) AVANT la DPAE. Ne soumettez la DPAE que si la situation est régularisée.
Questions fréquentes
Dois-je faire une DPAE pour un stagiaire ou un apprenti ?
Non. Les stagiaires ne sont pas des salariés : pas de DPAE. Les apprentis relèvent d'une déclaration spécifique auprès du service d'enregistrement des contrats d'apprentissage (Opérateur de Compétences compétent), différente de la DPAE. Vérifiez auprès de votre OPCO.
Que faire si j'ai oublié de déclarer un salarié à temps ?
Effectuez immédiatement la DPAE, même en retard. Joignez un courrier explicatif à l'Urssaf signalant l'oubli et la date réelle d'embauche. L'Urssaf pourra vous imposer une pénalité, mais corriger l'immatriculation est votre priorité pour régulariser la situation du salarié et éviter des rappels cotisatoires.
Peut-on faire une DPAE sur papier ?
Non, sauf circonstances exceptionnelles (panne informatique massive, etc.). La déclaration dématérialisée est obligatoire. Accédez au portail Urssaf ou passez par un logiciel de paie agréé. Si vous n'avez vraiment pas accès, contactez directement votre Urssaf locale.
Quel est le délai de traitement de la DPAE par l'Urssaf ?
L'Urssaf doit traiter la DPAE dans un délai court (généralement 24 à 48 heures après réception). Vous recevrez un récépissé immédiat en ligne. Le salarié recevra un avis d'immatriculation postal ou électronique peu après. Vérifiez que tout est conforme dans votre espace employeur.
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